Privacybeleid

Beyond Ordering BV, met maatschappelijke zetel te 9090 Melle, Brusselsesteenweg 255, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0760.305.893 (hierna Beyond Ordering), vindt uw privacy belangrijk. Wat de verwerking van uw persoonsgegevens betreft, leeft Beyond Ordering de toepasselijke wetgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens na, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, beter bekend als General Data Protection Regulation (GDPR) en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens. Onder persoonsgegevens verstaan wij gegevens die de directe of indirecte identificatie van een natuurlijke persoon in de zin van de GDPR mogelijk maken (hierna: Persoonsgegevens).

In dit privacybeleid (hierna: Privacybeleid) informeren wij u over hoe Beyond Ordering Persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart, meedeelt en openbaar maakt en wat uw rechten zijn.

Waarop is dit privacybeleid van toepassing?

Deze Privacy Policy is van toepassing op de verwerking van Persoonsgegevens van klanten die een refund claimen via QR refund en op elk bezoek aan en gebruik van de website (https://qrrefund.com, hierna te noemen: “Website”), alsmede op alle (commerciële) relaties (en de uitwisseling van gegevens die daarmee verband kan houden) tussen QR refund en haar (potentiële) klanten, leveranciers en/of zakenpartners.

Wie is “QR refund” en wie is de verantwoordelijke voor de verwerking?

“QR refund” is een product van:

Beyond Ordering BV
Brusselsesteenweg 255
9090 Melle
BE0760305893
[email protected]

Beyond Ordering is verantwoordelijk voor de verwerking van uw Persoonsgegevens. De verwerkingsverantwoordelijke is degene die het doel en de middelen (het ‘wat’, het ‘hoe’ en het ‘waarom’) van de verwerking van Persoonsgegevens vaststelt.

Beyond Ordering kan gecontacteerd worden per post, per e-mail [email protected].

Specifiek met betrekking tot dit Privacybeleid kan, naast de hierboven vermelde contactgegevens, ook contact worden opgenomen met de volgende persoon Wouter Bauwens op [email protected].

Hoe worden persoonsgegevens verzameld?

Beyond Ordering verzamelt Persoonsgegevens bij of in verband met o.a:

Het plaatsen van een bestelling, bv. via de webshop
Een offerte opmaken
Een bezoek aan onze Website of het invullen van het contactformulier op de Website
Uitwisseling van visitekaartjes
Elke andere vorm van correspondentie of contact (bv. per telefoon, e-mail, post, LinkedIn)
Een samenwerking met een commerciële partner
Een spontaan aanbod of verzoek
Uw gebruik van en/of interactie met QR refund

Welke (persoons)gegevens verwerkt Beyond Ordering en waarom?

Welke (Persoons)gegevens wij verzamelen hangt af van de context van uw interactie met ons, van de wijze van contact en van de door u verstrekte informatie.

Beyond Ordering beperkt te allen tijde de hoeveelheid verwerkte Persoonsgegevens tot hetgeen noodzakelijk is om een kwalitatief hoogstaande dienstverlening te kunnen bieden.

In de hieronder opgesomde omstandigheden kunnen onder meer de volgende Persoonsgegevens door Beyond Ordering worden verwerkt voor de opgesomde doeleinden:

Tijdens het claimen van een refund

Beyond Ordering verwerkt (Persoons)gegevens die u aan ons verstrekt bij het claimen van een refund via QR refund. Deze (Persoons)gegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering, bevestiging en uitbetaling van uw refund. De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze (Persoons)gegevens is dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Het gaat om de volgende (Persoons)gegevens:

Bevestigingscode van de refund
Inhoud van de refund
IBAN
Naam (indien van toepassing)
Contactgegevens (indien van toepassing)
Adresgegevens (indien van toepassing)
Betalingsgegevens (indien van toepassing)
Commentaar (indien van toepassing)

Contact opnemen met onze klantenservice

Wanneer u contact opneemt met onze klantenservice, zullen wij de door u verstrekte (Persoons)gegevens gebruiken om uw vraag te beantwoorden of uw probleem op te lossen. De rechtsgrondslag voor de verwerking van deze (Persoons)gegevens is dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Het gaat om de volgende (Persoons)gegevens:

Bevestigingscode van de refund
Inhoud van de refund
IBAN
Naam (indien van toepassing)
Contactgegevens (indien van toepassing)
Adresgegevens (indien van toepassing)
Betalingsgegevens (indien van toepassing)
Commentaar (indien van toepassing)

Bezoek aan onze Website of QR refund platform

Bij een bezoek aan onze Website of het QR refund platform, elektronische identificatiegegevens, zoals:

IP-adres, app-ID’s, browser, besturingssysteem en andere informatie over het apparaat dat is gebruikt om toegang te krijgen tot de Website of over de externe link die naar de Website heeft geleid
Domeinnaam
Locatie
Tijdstip van aansluiting en van bezoek aan links of inhoud op onze Website

Wanneer u het contactformulier op onze Website invult, worden de gegevens die u invult bewaard. Uw voornaam, achternaam, eventueel uw telefoonnummer, e-mailadres, bericht, IP-adres en het tijdstip van verzending worden veilig opgeslagen. Dit is nodig om op de juiste manier contact met u op te kunnen nemen.

Bij registratie op onze Website voor het QR refund platform worden bepaalde (Persoons)gegevens bijgehouden, zoals professionele of persoonlijke identificatiegegevens, facturatiegegevens, profielinformatie en voorkeuren. Dit is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.

Beyond Ordering verwerkt uw Persoonsgegevens in het algemeen onder meer voor de volgende doeleinden:

Beheer van prospects, klanten en leveranciers (opstelling van lijsten van (potentiële) klanten, partners en leveranciers)
Communicatie met de betrokkene
Verwerking van bestellingen en leveringen, voorbereiding van offertes, leverings- of bestelbonnen, service na verkoop
Algemene administratie, boekhouding en facturering; voldoen aan administratieve, financiële en fiscale verplichtingen
Marketingdoeleinden, met inbegrip van direct marketing, zoals het op de hoogte houden van betrokkenen en hen specifiek informeren over promoties, acties of veranderingen in verband met producten of diensten waarvoor betrokkenen eerder belangstelling hebben getoond, door middel van het verzenden van mailings, nieuwsbrieven en/of reclamefolders
De Website gemakkelijk toegankelijk maken en de kwaliteit van onze diensten verbeteren
Evaluatie, analyse, rapportage, tevredenheidsonderzoeken
Fraudepreventie en misbruikbestrijding
Het aanmaken van een professionele account op het QR refund platform
Het organiseren van uw gebruik van en/of interactie met het QR refund platform
Beheer van geschillen
Aanwerving en selectie

Indien Beyond Ordering uw Persoonsgegevens gebruikt met het oog op direct marketing, hebt u steeds het recht u hiertegen te verzetten door middel van een eenvoudig verzoek (mogelijkheid tot “unsubscribe”). Afhankelijk van de informatie die u ons verstrekt heeft (telefoonnummer, postadres, gsm-nummer, e-mailadres), is het mogelijk dat wij u contacteren via de relevante kanalen (telefoon, post, sms of e-mail) met de bedoeling u te informeren over onze producten of over toekomstige evenementen, promoties of aanbiedingen. Bij het verzenden van direct marketing kan Beyond Ordering zich baseren op zijn rechtmatig belang om bestaande partners te informeren over gelijkaardige producten of diensten waarvoor Beyond Ordering en de partners in kwestie eerder contact hebben gehad.

Voor elk doel kan de rechtsgrondslag voor verwerking een van de volgende zijn:

Uw vrijwillige toestemming voor de verwerking
De voorbereiding of uitvoering van een contract
Een wettelijke verplichting
Een zwaarwegend legitiem belang van Beyond Ordering, in welk geval wij zullen trachten dat belang af te wegen tegen het respect voor uw privacy

Bijvoorbeeld voor het verwerken van deze (Persoons)gegevens ten behoeve van fraudepreventie en anti-misbruik of ten behoeve van analyse en rapportage, beroepen wij ons op het gerechtvaardigd belang van Beyond Ordering. De uiteindelijke analyserapporten zullen geen Persoonsgegevens bevatten.

Wanneer de rechtsgrondslag voor de verwerking gebaseerd is op uw vrije toestemming, hebt u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken. Dit kan gebeuren door middel van een eenvoudig verzoek gericht aan Beyond Ordering via de contactgegevens vermeld in dit privacybeleid.

Wij zullen uw Persoonsgegevens uitsluitend verzamelen en gebruiken voor de verwezenlijking van de bovengenoemde doeleinden, tenzij wij uw ondubbelzinnige en kosteloze toestemming ontvangen om uw Persoonsgegevens voor andere doeleinden te gebruiken of tenzij de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een door toepasselijke regelgeving opgelegde verplichting.

Hoe beschermt Beyond Ordering mijn (persoons)gegevens?

Beyond Ordering hecht veel waarde aan de bescherming van uw (persoons)gegevens en heeft daarom de nodige technische en organisatorische maatregelen getroffen. Wij maken gebruik van een beveiligde verbinding en slaan uw gegevens op in een beveiligde database. Op deze manier trachten wij de nodige maatregelen te treffen om diefstal, verlies of ongeoorloofde toegang of ongewenste openbaarmaking te voorkomen.

Hoe lang bewaart Beyond Ordering mijn (persoons)gegevens?

Beyond Ordering bewaart uw (persoons)gegevens niet langer dan strikt nodig is om de hierboven genoemde doelen te realiseren, waarvoor uw gegevens worden verzameld. Beyond Ordering zal uw (persoons)gegevens slechts langer bewaren (i) in geval van uw toestemming, of (ii) indien een langere bewaartermijn is vereist of gerechtvaardigd in het kader van een bij wet of andere verplichting in toepasselijke regelgeving gestelde verjarings- of vervaltermijn.

Wie ontvangt uw Persoonsgegevens?

Beyond Ordering verkoopt, verhandelt of commercialiseert uw Persoonsgegevens niet.

De verwerkte Persoonsgegevens zullen alleen worden meegedeeld aan de volgende ontvangers en in overeenstemming met dit Privacybeleid:

Voor de verwerking verantwoordelijke partij
De betrokkene zelf
Processoren

Verwerkers handelen uitsluitend in opdracht van Beyond Ordering en mogen Persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor doeleinden die door Beyond Ordering zijn bepaald. Beyond Ordering heeft in haar overeenkomsten met verwerkers duidelijke afspraken gemaakt over de kwaliteit van de gegevensverwerking, in overeenstemming met de verplichtingen die de relevante privacywetgeving oplegt.

Indien u een bestelling plaatst (via het Wat Drink Je? platform), verstrekt Beyond Ordering enkele gegevens aan de horeca uitbater of de organisator van het evenement waar u een bestelling plaatst, zodat de horeca uitbater of de organisator van het evenement uw bestelling kan verwerken, leveren en afrekenen. U bent een directe klant van de cateraar of de organisator van het evenement. De horeca uitbater of de organisator van het evenement heeft zijn eigen verantwoordelijkheden en verplichtingen ten aanzien van de (persoons)gegevens. Voor vragen over de gegevensverwerking van bijvoorbeeld de cateraar of de organisator van het evenement kunt u rechtstreeks contact opnemen met de desbetreffende cateraar of organisator van het evenement.

Onverminderd het voorgaande kan Beyond Ordering zich genoodzaakt zien uw Persoonsgegevens bekend te maken:

Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer Beyond Ordering hiertoe wettelijk verplicht is of in het kader van een rechtszaak of (ii) om de rechten van Beyond Ordering te vrijwaren en te verdedigen;
Indien Beyond Ordering haar activa of een deel daarvan overdraagt aan een derde, in het geval van een overdracht van een algemeenheid of bedrijfstak, in het geval van een fusie, splitsing of soortgelijke transactie, joint venture, reorganisatie of enige andere overdracht of overgang of bedrijfsherstructurering, hetzij onder bijzondere of algemene titel, in welk geval uw Persoonsgegevens kunnen worden overgedragen aan een derde.

In beginsel zullen uw Persoonsgegevens niet worden doorgegeven aan derde landen. Mocht dit toch het geval zijn, dan zullen wij ervoor zorgen dat elke doorgifte van Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) aan een geadresseerde die zijn woonplaats of statutaire zetel heeft in een land dat niet valt onder een door de Europese Commissie uitgevaardigd adequaatheidsbesluit, zal worden geregeld door bepalingen van een doorgifteovereenkomst, die (i) modelcontractbepalingen zal omvatten, zoals bepaald in Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van de Commissie van 4 juni 2021 betreffende modelcontractbepalingen voor de doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen krachtens Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad, of (ii) gebaseerd op een ander mechanisme krachtens de privacywetgeving of een andere verordening betreffende de verwerking van persoonsgegevens.

Welke rechten heb je?

Als betrokkene heeft u ook een aantal rechten met betrekking tot uw Persoonsgegevens.

Recht op toegang en rectificatie
U heeft het recht om alle Persoonsgegevens die wij van u verzamelen in te zien. U kunt onjuiste of onvolledige Persoonsgegevens laten corrigeren of aanvullen.
Recht om te worden vergeten
In bepaalde omstandigheden hebt u het recht om uw Persoonsgegevens te laten wissen.
Recht op de overdraagbaarheid van uw Persoonsgegevens
Onder bepaalde voorwaarden hebt u het recht om Persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt in een gemakkelijk te gebruiken formaat te verkrijgen en aan een derde over te dragen.
Recht om bezwaar te maken tegen verwerking
Als betrokkene heeft u het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens indien u het niet eens bent met de wijze waarop Beyond Ordering uw Persoonsgegevens verwerkt.
Recht op beperking van de verwerking
U hebt het recht om de verwerking van uw Persoonsgegevens (tijdelijk) stop te zetten.

Indien u zich op een van deze rechten wenst te beroepen, kunt u een e-mail sturen naar [email protected]. Wij verzoeken u om u in een dergelijk verzoek duidelijk te identificeren (bijv. door een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen) om te voorkomen dat uw Persoonsgegevens ongeoorloofd openbaar worden gemaakt.

Wij verbinden ons ertoe binnen een maand na ontvangst van het verzoek een antwoord te formuleren, dat het volgende kan omvatten:

De in positieve reactie op het verzoek ondernomen acties; of
de noodzaak om in complexe gevallen de antwoordtermijn met twee maanden te verlengen, met opgave van de redenen voor deze verlenging; of
In geval van een negatief antwoord, de reden(en) voor de weigering, alsmede informatie over de mogelijkheden om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit of beroep in te stellen bij de rechtbank.

Persoonsgegevens van kinderen

Wij verzoeken personen jonger dan 13 jaar geen Persoonsgegevens aan ons bekend te maken, tenzij hiervoor toestemming is verkregen van ouder(s) of voogd(en). Als wij ontdekken dat wij Persoonsgegevens hebben verzameld van een persoon jonger dan 13 jaar zonder die toestemming, zullen wij die informatie zo spoedig mogelijk wissen.

Klachten

Indien u het niet eens bent met de wijze waarop Beyond Ordering uw Persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt, kunt u uiteraard contact met ons opnemen zoals aangegeven onder de hoofding “Wie is “QR refund” en wie is de verantwoordelijke voor de verwerking?”.

Bovendien hebt u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, die u kunt contacteren via de onderstaande gegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukkerijstraat 35
1000 BRUSSEL
Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: [email protected]

Wijzigbaarheid

Beyond Ordering heeft het recht om dit Privacybeleid van tijd tot tijd te wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van marktontwikkelingen en nieuwe verwerkingsactiviteiten. Het is daarom belangrijk om steeds de laatste versie van deze Privacy Policy te raadplegen, beschikbaar op onze Website. Op eenvoudig verzoek kunt u een kopie ontvangen. Uiteraard vragen wij u vooraf om toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten, voor zover dat wettelijk verplicht is.

Geen antwoord op uw vraag? Of wenst u inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens? Neemt u dan contact met ons op.

Versie 1 januari, 2023